Maîtriser la communication écrite

Comment maîtriser durablement la communication écrite ?

Qu’est-ce que la COMMUNICATION ÉCRITE ?

La communication écrite est une compétence transversale essentielle répondant aux besoins du marché du travail. Dans La communication en entreprise, 2013, publié chez PUF, Jean-Pierre Lennish, Docteur en droit et consultant en entreprise, identifie l’expression écrite comme « un élément de la stratégie que doit adopter toute organisation. » Il mentionne même son importance en France, en conformité avec les usages relationnels et administratifs spécifiques. Il souligne ainsi que « L’une des formes de relations les plus développées, surtout en France, à l’intérieur des entreprises [c’est] : ‘la communication écrite’ et son cortège de documents. »

Pourquoi Maîtriser l’écrit en milieu professionnel ?

Benoît Girard, dans La communication écrite en entreprise, publié chez De Boeck Université en 2000, a relevé que :

« Les nouveaux outils de communication imposent la maîtrise de l’écrit en milieu professionnel.

Être lu, compris et mémorisé est plus que jamais un impératif.
Maîtriser l’écrit, c’est maîtriser un des modes fondamentaux d’expression de la pensée. »

Désormais, et ce depuis les années 2000, la communication écrite en entreprise est également reliée aux nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC). On ne maîtrise pas l’aspect technologique sans compétences rédactionnelles approfondies préalables. Ces mediums de communication nécessitent l’insertion d’écrits qui répondent à des protocoles standardisés. Il s’agit donc d’approfondir une compétence d’écriture rigoureuse, mais également de l’adapter à tous les supports, qu’ils soient administratifs ou technologiques.

Tous les secteurs d’activité doivent se conformer à la législation et être en capacité de fournir des documents administratifs et légaux. Ils ont également la nécessité de communiquer en interne et en externe afin de présenter leurs actions, et les promouvoir, le cas échéant.

Communication écrite et marché de l’emploi

Le Recrutement et l’expression écrite

Pôle Emploi a publié une étude de répartition des offres diffusées au 4^etrimestre 2019 selon les domaines professionnels (Source : Pôle emploi). Cette étude répertorie les secteurs professionnels qui recrutent. Ce qui est notable, c’est le nombre d’offres du secteur tertiaire, ayant recours à l’écrit dès le cœur de métier :

Support à l’entreprise : 21, 1 %
Commerce, vente et grande distribution : 13, 3 %
Transport et logistique : 7 %
Banque, assurance et immobilier : 3, 1 %
Communication, média et multimédia : 1%

Les autres secteurs mentionnés dans l’étude possèdent également des services (RH, communication, espace commercial, marketing, management… ) qui nécessitent de la part des employés des compétences rédactionnelles. En effet, la communication commerciale et la publicité représentent 70 % des dépenses consacrées à la communication, hors masse salariale, comme le met en valeur l’étude de Pôle Emploi.

Carrière et communication écrite

Communication externe

Dans l’étude de France Num, initiée par le gouvernement, il apparaît que 76 % des entreprises interrogées ont un site Web, mesurant l’importance d’une présence numériquepour :

Présenter son activité ;
Être trouvé facilement ;
Communiquer avec ses clients et prospects.

Les enjeux de la communication externe sont essentiels pour la visibilité et la pérennité d’entreprises de tous secteurs.

Communication interne

Les nouvelles technologies (TIC) ne répondent pas uniquement à un besoin de communication externe. Elles sont également employées dans le cadre de la communication interne : e-mail, SMS, messagerie instantanée. Plusieurs salariés d’une entreprise communiquent ensemble en utilisant différents supports tout au long de leur journée de travail.

La qualité rédactionnelle découle d’une capacité à composer un discours efficace, structuré et compréhensible. Il doit également prendre en compte la relation avec les destinataires et veiller à répondre aux codes spécifiques du mode de communication et du contexte. Il s’agit de faire preuve de diplomatie à l’égard de ses collègues afin de maintenir des relations interpersonnelles sereines et optimales.

CléA et écriture ?

C’est en prenant en compte ce besoin croissant, que CléA a établi un référentiel à partir de 7 critères uniques à tous les secteurs d’activité. Le premier critère est la communication en français. Les sous-domaines inhérents sont :

Ecouter et comprendre ;
S’exprimer à l’oral ;
Lire ;
Ecrire ;
Décrire, formuler.

Le troisième critère retenu par CléA – après le calcul –, est « l’utilisation des techniques usuelles de l’information et de la communication numérique » qui comprend, notamment, trois sous-domaines nécessitant une maîtrise de l’écrit en français :

Saisir et mettre en forme un texte, gérer des documents ;
Se repérer dans l’environnement Internet et effectuer une recherche sur le Web ;
Utiliser la fonction de messagerie.

L’acquisition de ces compétences et la mise en perspective dans un cadre professionnel défini, avec des enjeux certes spécifiques, mais des besoins fondamentalement généraux, apparaît comme l’un des socles de toute activité professionnelle.

Avenir de la communication écrite en entreprise

Il semble judicieux, pour conclure, de rappeler que les qualités rédactionnelles représentent la « porte d’entrée » vers l’emploi. Les recruteurs ont pour premier contact écrit avec le futur professionnel :

Fiche Linked’In et/ou ;
Curriculum Vitae et/ou ;
Lettre de motivation et/ou ;
E-mail.

Le futur employeur basera sa première impression des compétences métiers du candidat sur la clarté de son expression écrite. Ensuite, tout au long de sa carrière, le professionnel devra s’approprier l’écrit pour s’exprimer, correspondre, établir ou maintenir un lien avec ses collègues, partenaires et sa hiérarchie.

Bien sûr, la compétence rédactionnelle ne répond pas qu’à un enjeu professionnel, elle est également au cœur des démarches administratives et la rigueur dans ce domaine peut faciliter la vie personnelle de chacun.

La maîtrise rédactionnelle, qu’elle soit destinée à la communication interne ou externe, est une compétence transversale qu’aucun professionnel ne peut négliger.

► Se former à la communication écrite, les bases 
► Obtenir de l’éloquence et convaincre par l’écriture
► Se former à l’art du récit
► Conseils professionnels

▶ Retrouvez d’autres articles de conseils ici
▶ Rémanence des mots est un organisme de formation et propose des ateliers d’écriture